La documentación: el corazón de la formación bonificada
En la formación bonificada, la documentación no es un trámite burocrático: es la prueba de que la formación se realizó correctamente. En caso de inspección, sin documentación no hay bonificación. Por eso es fundamental saber exactamente qué documentos son necesarios y conservarlos durante 4 años.
A continuación presentamos la lista completa de documentación exigida, organizada por tipo de formación.
Documentación común a todas las modalidades
Independientemente de si la formación es presencial, online o mixta, siempre son necesarios:
Antes del inicio
- Expediente FUNDAE: pantallazos o exportación de la comunicación realizada en la plataforma, incluyendo datos del grupo, participantes y costes previstos
- Comunicación a la RLT: documento que acredite que se informó a los representantes de los trabajadores con al menos 5 días hábiles de antelación, o en su defecto, certificado de inexistencia de RLT
- Programa formativo: contenidos, objetivos, metodología y distribución horaria
Durante la formación
- Material didáctico: presentaciones, manuales, ejercicios utilizados en la formación. Debe ser material específico para el curso
Al finalizar
- Comunicación de finalización en FUNDAE: pantallazos de la comunicación de fin de grupo y la imputación de costes
- Certificados de aprovechamiento: emitidos a cada participante que completó la formación
- Facturas: de todos los costes imputados, con el detalle exigido
- Justificantes de pago: que acrediten que los costes fueron efectivamente abonados
Documentación específica para formación PRESENCIAL
- Hojas de asistencia: una por cada día de formación, con nombre, apellidos y firma de cada participante, más la firma del formador. Deben coincidir exactamente con los días y horas comunicados en FUNDAE
- Cuestionario de satisfacción: completado por los participantes al finalizar
- Cuestionario de evaluación del aprendizaje: que acredite que se evaluaron los conocimientos adquiridos
Documentación específica para TELEFORMACIÓN
- Informe de seguimiento del LMS: generado por la plataforma, con:
- Listado de participantes
- Fechas y horas de acceso de cada alumno
- Tiempo real de conexión por alumno
- Progresión por módulos o unidades
- Resultados de las evaluaciones
- Evidencias de tutorización: emails, mensajes en plataforma u otras comunicaciones entre tutor y alumnos
- Evaluaciones: preguntas, respuestas por alumno y puntuaciones obtenidas
Documentación específica para FORMACIÓN MIXTA
La formación mixta requiere la documentación de ambas modalidades:
- Para la parte presencial: hojas de asistencia, evaluaciones presenciales
- Para la parte online: informe del LMS, evidencias de tutorización
Durante cuánto tiempo conservarla
Toda la documentación debe conservarse durante 4 años desde la finalización de la acción formativa. La Inspección de Trabajo puede requerir cualquier expediente dentro de ese plazo.
Se recomienda conservarla en formato digital (en una carpeta por expediente) y también en papel si los documentos incluyen firmas originales.
El expediente digital vs. papel
FUNDAE no exige un formato específico de conservación. Puedes mantener el expediente en papel, en formato digital o en ambos. Lo importante es que esté completo, organizado y localizable en caso de requerimiento.
Lista de verificación (checklist)
✅ Comunicación FUNDAE antes del inicio ✅ Comunicación a la RLT ✅ Programa formativo ✅ Material didáctico ✅ Hojas de asistencia (presencial) / Informe LMS (teleformación) ✅ Cuestionarios de evaluación y satisfacción ✅ Comunicación de finalización en FUNDAE ✅ Certificados de aprovechamiento ✅ Facturas de todos los costes ✅ Justificantes de pago
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